- 9 - Was sind die Aufgaben des Verwalters und wie wird er bestellt? Der Verwalter ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft. Er vertritt diese nach außen. Seine Aufgaben und Befugnisse regelt § 27 WEG. Demnach ist der Verwalter dazu berechtigt und verpflichtet, gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer die Maßnahmen ordnungsgemäßer Verwaltung zu treffen, die • untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder, • zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Diese Rechte und Pflichten hat der Verwalter auch ohne besonderen Beschluss durch die Eigentümerversammlung. Dies ist eine Erweiterung der Kompetenzen des Verwalters gegenüber der Rechtslage vor der Reform vom Dezember 2020. Was "untergeordnete Bedeutung" und "nicht erheblich" heißt, hat der Gesetzgeber nicht genau definiert. Es geht dabei zum Beispiel um die Erteilung von kleineren Aufträgen an Handwerker oder Dienstleister für Reparaturen oder Wartungsarbeiten, ohne langfristige vertragliche Verpflichtungen. Beispiel: Es wird eine kleinere Reparatur am Aufzug fällig. Der Verwalter beauftragt eine Fachfirma. Soll dagegen das Dach neu gedeckt oder ein langfristiger Wartungsvertrag für den Aufzug abgeschlossen werden, ist erst ein Beschluss der Eigentümerversammlung erforderlich, damit der Verwalter die Aufträge erteilen kann. Zusätzlich zu der Regelung in § 27 WEG ergeben sich die Aufgaben des Verwalters aber auch aus dem individuellen Verwaltervertrag, der Gemeinschaftsordnung der WEG, der Rechtsprechung und den Beschlüssen der Eigentümerversammlung. § 27 Abs. 2 WEG stellt es der Eigentümerversammlung frei, seine Rechte und Pflichten zu beschränken oder zu erweitern. Dies betrifft insbesondere wieder alles, was er ohne besonderen Beschluss auf eigene Faust veranlassen darf. Die Aufgaben des Verwalters kann man in vier Bereiche unterteilen: kaufmännische, technische, rechtliche und organisatorische Aufgaben. Zu den kaufmännischen Aufgaben gehören die Erstellung von Wirtschaftsplänen, die Buchführung mit Prüfung aller Geldein- und ausgänge, die Hausgeldabrechnungen, das Inkasso von Hausgeldern gegenüber den Eigentümern, die Kontenverwaltung und die Berechnung und Anforderung von Sonderumlagen. Zu seinen technischen Aufgaben zählen die Überwachung des Objekts, ggf. durch regelmäßige Begehungen, die Erfassung des Verbrauchs von Wasser, Heizung und Allgemeinstrom, die Planung, Vergabe, Beauftragung, Überwachung und Bezahlung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten, die Wahrnehmung von Verkehrssicherungspflichten und Brandschutz, die Einhaltung technischer Regelwerke, die Veranlassung von Reparaturen durch Handwerker, die Einweisung von Handwerkern und Hausmeistern, die Bestellung von Schlüsseln. Zu den rechtlichen Aufgaben gehören die Vertretung der Gemeinschaft nach außen, die Einhaltung rechtlicher Vorschriften bei der Bewirtschaftung der Anlage (Baurecht, Heizkostenverordnung, Immissionsschutz, Modernisierungspflichten nach Gebäudeenergiegesetz, Vertragsabschlüsse (Wartung, Versicherungen), Klageerhebungen bei Zahlungsrückständen von Eigentümern, Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Anwendung der aktuellen Regelungen des WEG und der einschlägigen Gerichtsurteile. Die organisatorischen Aufgaben des Verwalters betreffen zum Beispiel die Korrespondenz mit Eigentümern, die Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung inklusive Terminabstimmung, Einladung, Tagesordnung und Protokollführung, die Erstellung von Sitzungsprotokollen und Beschlussniederschriften mit Versand an die Eigentümer, die Führung der Beschlusssammlung, ggf. die Aufstellung und Kontrolle der Einhaltung einer Hausordnung, das Beschwerdemanagement und die Wahrnehmung von Orts- und Gerichtsterminen. Die Bestellung des Verwalters erfolgt durch die Eigentümerversammlung. Bestellung und Abberufung des Verwalters sind in § 26 WEG geregelt. Über beides beschließen die Wohnungseigentümer. Ein Verwalter kann für maximal fünf Jahre bestellt werden. Beim ersten Mal, also bei der ersten Bestellung nach Aufteilung der Wohnanlage in Eigentumswohnungen, sind es jedoch nur drei Jahre.
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